در بعضی فروشگاه ها، این فرآیند با استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت چاپ (پرینت ام آی اس) انجام می شود که تمام جنبه های کار چاپی پذیرفته شده و در حال تولید را با استفاده از برنامه های نرم افزار، ابزارهای ثبت داده ها و داشبوردهای گزارش دهی ثبت می کند تا از این مساله اطمینان حاصل کند که تمام کار در حال پیگیری و گزارش دهی است. از سوی دیگر، در بسیاری از فروشگاه ها بعضی از فعالیت ها یا همه آن ها با استفاده از یادداشت های چسبان، وایت بردها، صفحه های گسترده نمایش و پاکت ها به دست می آیند، و هم چنین یادداشت های کاری که حین تولید از یک میز به میز دیگر یا از یک دستگاه به یک دستگاه دیگر می رود.

اگر جزو دسته دوم هستید، فرصت خوبی دارید تا بعضی از فرآیندهای خودکارسازی را مد نظر قرار دهید. بسیاری از رقبای شما شروع به اضافه کردن خودکارسازی به سبد نرم افزاری تجاری خود کرده اند، به این ترتیب می توانند کارهای آنبرد و تولیدی به صرفه تری ارائه دهند. این مساله از چندین جهت به آن ها برتری می دهد. یک برنامه پرینت ام آی اس باعث دستیابی به بینشی نسبت به کارهای آنبرد می شود. این بینش در مورد مسائلی مثل این خواهد بود که کجا هر کاری مشغول انجام است، چه کارهایی با تاخیر مواجه شده اند، هزینه کارها چقدر است و در نهایت، چشم اندازی هم در مورد درآمد ارائه می دهد.

خیلی ها می توانند برای پیگیری کار و حتی پیگیری داده های هدررفته، بلیط های الکترونیکی ایجاد کنند. مهم تر از همه این که، یک پرینت ام آی اس به سیستم ثبت تمام کارها تبدیل می شود، این یعنی اگر تخصص یک کار حین اجرای آن تغییر می کند، اطلاعات وارد پرینت ام آی اس شده و بلافاصله در دسترس تمام دپارتمان ها قرار می گیرد.

یک نکته دیگر، اگر تمام کاری را خودتان انجام می دهید، پرینت ام آی اس می تواند بهترین دوستتان باشد. ام آی اس را برای پیگیری، ردیابی و تغییر در تمام مسیر تا بارگزاری نهایی تنظیم کنید. در این حالت متوجه می شوید که دوباره کاری و اشتباهات حین متصل کردن و تمام کاری کاهش یافته است. هرچه اطلاعات بیش تری در سطح تولید به اشتراک گذاشته شود، احتمال کم تری وجود دارد که تغییرات پایانی ارباب رجوع دیده نشود.

سیستم های پرینت امی آی اس می توانند راهی برای کاهش خطاهای سفارش، حفظ ادامه فرآیند جریان کاری و شناسایی مشکلاتی باشند که در حین تولید به وجود می آیند. این سیستم هم چنین می تواند باعث حرکت بیش تر به سمت خودکارسازی شود، ولی تنها اضافه کردن یک پرینت امی آی اس کافی نیست. برای دستیابی به مزایای یک پرینت امی آی اس، باید نسبت به راه اندازی سیستم، شناسایی نقاط جمع آوری اطلاعات و بروز نگه داشتن سیستم تعهد لازم وجود داشته باشد. چرا که یک نرم افزار تازه به جریان کاری، و تجهیزاتی تازه به مجموعه توانایی ها اضافه شده است.

برای یک لحظه به این تعهد فکر کنید. اگر اطلاعات شما بر روی دفترچه های یادداشت و صفحه های گسترده ثبت می شوند، وارد کردن یک سیستم مدیریت اطلاعات با دریایی از تغییر همراه خواهد بود. ممکن است متوجه شوید که کارکنان مشکوک شده اند و مقاومت می کنند. هیچ چیز سریع تر از کارمندی که دلایلی برای نادیده گرفتن پرینت ام آی اس یا گیر انداختن آن پیدا کرده است، نمی تواند این سیستم را نابود کند. برای موفق شدن از آموزش استفاده کنید و به خرید بپردازید. این به شما کمک می کند که یک قهرمان داخلی داشته باشید از یک راهنما برای باز کردن مسیر استفاده کنید.

هدف یک پرینت ام آی اس این است که از این مساله اطمینان حاصل کند که یک تولید به صورت به صرفه و پرمنفعتی مدیریت شده است. این به  شما کمک می کند که مشکلات مربوط به هزینه و تنگناهای تولیدی را پیدا کنید، آن هم در حالی که مدیریت را در جریان تفاوت های میان هزینه های برآورد شده کار تولید شده و هزینه های واقعی قرار می دهید.

این سیستم به نماینده های خدمات مشتری کمک می کند که بر روی کمک به مشتری ها تمرکز کنند و در سراسر فضای فروشگاه به تعقیب یک کار نپردازند. این کار باعث کاهش هزینه های آماده سازی اظهارات صورتحساب می شود. با اضافه کردن یک پرینت ام آی اس خوب، می توان از آن برای کاهش هزینه های تولید، گاهی حتی تا 50% استفاده کرد. در مقایسه با کنار گذاشتن استفاده از یادداشت های چسبان، این کار به نظر معامله منصفانه ای می آید.

در آزمایشک های مربوط به جریان کاری، پرینت ام آی اس آخرین مورد از 10 نقطه تماسی است که در نظر گرفته می شود. اما این پایان صحبت های همیشگی ما در مورد پیدا کردن راه هایی برای یک جریان کاری بهتر نیست. دفعه بعدی، یک جرقه تازه با یک آزمایشک تازه پیدا می شود!